Aanvullende toelichting op programma 7

Voor een beter inzicht van wat zich afspeelt binnen dit taakveld is de regel “0.4 Ondersteuning organisatie” uitgesplitst om te komen tot een nadere analyse. De administratief voorgeschreven verwerking vanuit BBV betekent dat de kolom lasten ook negatieve bedragen bevat voor de interne doorberekeningen naar de overige programma’s.

Het voordelig resultaat van € 58.000 is het saldo van de volgende posten:

• Nadelig: Een storting in de egalisatiereserve AA van € 407.000 Rijksbijdrage in de kosten voor de invoering van de omgevingswet. Dit bedrag is eind van het jaar ontvangen via de decembercirculaire en vloeit terug naar de egalisatiereserve AA waaruit de implementatie van deze nieuwe wet is bekostigd. De € 407.000 betreft de door Amstelveen ontvangen bijdrage. De samenhangende inkomst is verantwoord onder “Algemene Dekkingsmiddelen”. De Aalsmeerse bijdrage van € 176.000 wordt via de Eerste Bestuursrapportage/ Tijdvakrapportage 2024 aan de egalisatiereserve toegevoegd. Zie verder ook de toelichting hierna bij de egalisatiereserve AA ;
• Nadelig: De kosten van twee vte (€ 245.000) die ten laste komen van de klimaatgelden (SPUK-uitkering CDOKE-gelden). De samenhangende inkomst van het Rijk staat op Programma 4 taakveld 7.4 Milieu;
• Voordelig: De vrijval van € 260.000 niet benodigde budgetten voor WOO-onderzoeken (€ 110.000) en intaketafel/omgevingsoverleg (€ 150.000) omdat in overleg met Aalsmeer is besloten deze kosten vanwege nieuwe wetgeving voor beide gemeenten ten laste van de egalisatiereserve AA te brengen;
• Voordelig: De vrijval van € 449.000 niet benodigde budgetten voor extra energielasten raadhuis (€ 401.000) en communicatiekosten noodfonds (€ 48.000).

Voor het overige worden alle resultaten binnen de bedrijfsvoering verrekend met specifieke reserves en het bedrijfsvoeringfonds.

Apparaatskosten

• De werkelijke totale apparaatskosten van de organisatie AA bedragen afgerond € 131 miljoen. Dit betreft € 108 miljoen personeelslasten inclusief inhuur en € 23 miljoen overige budgetten.
• De kosten worden voor € 32 miljoen gedekt door inkomsten. Dit zijn doorberekeningen aan Aalsmeer (dienstverleningsbijdrage en limitatieve lijst bijdragen), de GR Belastingen en projecten/grondexploitaties, als ook inkomsten uit detacheringen en UWV-bijdragen;
• De directe ambtelijke capaciteitsinzet wordt verantwoord op de verschillende programma’s (€ 60 miljoen; “interne doorberekeningen”);
• Daarmee bedraagt het aandeel overhead ten laste van Amstelveen afgerond € 39 miljoen.

De paragraaf bedrijfsvoering, elders in deze jaarstukken, bevat een uitvoeriger inhoudelijke toelichting op de ontwikkeling van de organisatie.

Belangrijkste afwijkingen (zie kolom saldo 2023)
Onderstaand overzicht zet de belangrijkste afwijkingen op een rij (bedrag x € 1 miljoen). Na het overzicht volgt een toelichting per onderdeel.

a) Personeelslasten inclusief inhuur en samenhangende inkomsten
Deze categorie is met € 109 miljoen het grootste volume binnen het programma overhead. Op dit totaal is per saldo sprake van een onderuitputting van € 4,8 miljoen (4,4%).

Hiervan betreft € 3,6 miljoen overlopende verplichtingen. De omvang van de incidentele middelen in de begroting is de laatste jaren sterk toegenomen. Dat heeft een weerslag op de post overlopende verplichtingen, omdat het daarbij gaat om de overheveling van eenmalige middelen vanwege fasering van werkzaamheden. Toegekende middelen kunnen niet in het geraamde tempo worden “weggezet” (planningsoptimisme en krapte arbeidsmarkt). Het betreft een groot aantal uiteenlopende posten die samen te vatten zijn in de volgende hoofdgroepen:

1. De afgelopen Perspectiefnota’s/Kadernota’s en Uitvoeringsprogramma’s regelen voor een groot aantal zaken incidenteel geld voor personele inzet (€ 1,6 miljoen);
2. Naast de toekenning van extra bestuurlijke middelen is via het traject om te komen tot de Perspectiefnota, Kadernota en Uitvoeringsprogramma’s in overleg tussen colleges en directie  besloten om incidenteel een aantal ontwikkelingen te bekostigen vanuit de bestaande bedrijfsvoeringbudgetten. Daarmee zijn ook deze middelen in afstemming met het bestuur bestemd meegenomen als overlopende verplichting, voor zover de besteding nog moet plaatsvinden (€ 1 miljoen);
3. Het Rijk heeft incidenteel geld beschikbaar gesteld dat later in de tijd tot besteding komt zoals TOZO-regeling, POK-gelden, Energietoeslag (€ 0,8 miljoen)
4. Binnen de reguliere systematiek is sprake van jaarlijkse terugkerende overlopende verplichtingen. Dit betreft met name nog te maken kosten voor omgevingsvergunningen (grote projecten), waarvoor het budget reeds in dit jaar is toegekend (€ 0,2 miljoen);
5. Afzondering van de middelen die betrekken hebben op de Intergemeentelijke samenwerking Gemeentebelastingen (€ 0,2 miljoen).

Het resterende resultaat van € 1,2 miljoen is een onderuitputting binnen de taakstellende formatiebudgettering van 1,1% als resultaat van een veelheid aan plussen en minnen over de hele breedte van de organisatie in personele lasten (salarissen, inhuur, overige personeelskosten, opleidingen en inkomsten uit detachering en UWV).

b) ICT en uitvoeringsprogramma ICT
Het overschot van € 1,2 miljoen op het ICT budget bestaat uit de volgende onderdelen:

Vervanging hardware
Voor ongeveer € 0,2 miljoen wordt het overschot veroorzaakt door minder uitgaven op het budget vervanging hardware en de uitrol van Microsoft 365.  

Tijdens het project 365 zijn enkele voordelen behaald. Door de inzet van eigen medewerkers was minder externe inhuur noodzakelijk. Ook de aanschaf van extra ondersteunende software bleek niet noodzakelijk. Het project wordt in 2024 afgerond.

Het gebruik van laptops en mobiele telefoons is met een jaar verlengd, waardoor deze apparatuur  niet na drie jaar maar na vier jaar worden vervangen. Ook is de vervanging van mobiele telefoons doorgeschoven naar 2024. Er was nog geen technische noodzaak voor vervanging.
De vervanging van de switches en de wifi voor alle gemeentelijke locaties is eveneens doorgeschoven naar 2024, omdat eerst het project vernieuwing van de firewall afgerond moest zijn.

Uitvoeringsprogramma ICT
In het ICT uitvoeringsprogramma voor het jaar 2023 is een bedrag van € 0,5 miljoen niet besteed. De belangrijkste reden hiervoor is fasering van het meerjarige project vervanging Zaaksysteem. De leverancier van het Zaaksysteem Visma-Roxit heeft haar klanten laten weten dat de ontwikkeling van het Zaaksysteem in de toekomst gaat stoppen. Alle klanten van het Zaaksysteem moeten komende jaren overstappen op alternatieve programmatuur. Dit bericht, over het beëindigen van de ontwikkeling van het Zaaksysteem, kwam voor de (gemeentelijke) klanten van het Zaaksysteem als een onaangename en complete verrassing.

Omdat bij het opstellen van het uitvoeringsplan 2023-2026 nog geen zicht was op de impact van beëindiging van het zaaksysteem, kon slechts een deel van het benodigde vervangingsbudget worden opgenomen in het uitvoeringsplan 2023-2026. Het vervangingsproject is gestart in 2023 en zal rond 2025 het zwaartepunt bereiken. In dat jaar vindt de aanschaf en de migratie naar nieuwe applicaties plaats. Het doel is om de beschikbare middelen in het uitvoeringsplan 2023-2026 zoveel als mogelijk over te brengen naar de komende 2 projectjaren, waarin de vervangingen gaan  plaatsvinden. Het nog niet ingezette budget wordt daarom via het bedrijfsvoeringsfonds overgeheveld naar 2024.

In algemene zin geldt, dat budgetten voor upgrades en onderhoudswerkzaamheden van de huidige software is ingedekt in de begroting. De aanschaf van geheel nieuwe software (omdat oude software moet worden vervangen) leidt tot veel hogere kosten. Wanneer dit aan de orde is kan niet aan de voorkant worden ingeschat. De begroting bevat hiervoor geen budget. Dit vraagt inpassing via de reguliere P&C cyclus op het moment dat dit aan de orde is. De jaarlijkse paragraaf onderhoud kapitaalgoederen geeft dit ook aan. Daarbij kan worden bezien in hoeverre een inzet uit de algemene middelen kan worden beperkt door een bijdrage uit het bedrijfsvoeringbudget. Dit zal naar verwachting onvoldoende zijn voor deze grote investering, zodat via de Kadernota/Perspectiefnota een aanvullende bestuurlijke bijdrage wordt gevraagd. Overigens heeft de gemeente de intentie om de aanschaf samen met de Duo+ gemeenten te doen, zodat een substantieel inkoopvoordeel behaald kan worden door schaalvergroting.

Telefonie en datalijnen
In 2023 is er een bedrag van € 0,2 miljoen overgebleven op het budget Telefonie en datalijnen doordat er afgelopen jaar veel contracten zijn opgezegd voor verbindingen niet meer nodig waren. 

software 
Op het softwarebudget is € 0,2 miljoen overgebleven doordat een grote licentie vooruitbetaald was voor een aantal jaar vanuit het project Digitale Transformatie.   Daarnaast zijn er verschillende kleinere posten met een totaal overschot bedrag van € 0,1 miljoen. 

c) huisvesting
Bij de perspectiefnota 2024 is voor de verwachte hogere energielasten voor het Raadhuis extra budget beschikbaar gesteld. Hierop is € 0,4 miljoen overgebleven. Dit overschot wordt niet verrekend met het bedrijfsvoeringsfonds, maar is opgenomen in het rekeningresultaat.
Daarnaast is er een tekort van € 0,2 miljoen ontstaan op de uitbestede diensten van schoonmaak, catering, koffievoorziening en repro.

d) bedrijfsmiddelen
Veel leveranciers hebben moeite om op tijd te leveren door opgelopen levertijden van materialen. Hierdoor lopen productieprocessen vertragingen op en zijn levertijden van divers materieel langer dan verwacht. Ondanks op tijd aanbesteden en investeren is hierdoor een verschil tussen begroting en werkelijkheid van € 0,7 miljoen ontstaan. Deze lagere lasten resulteren in een lagere onttrekking aan de reserve bedrijfsmiddelen. De verwachting is dat alle uitgestelde leveringen kunnen plaatsvinden in 2024.

Daarnaast is sprake van hogere beheerlasten van € 0,2 miljoen. Dit betreft met name huur van voertuigen door uitgestelde levering en aanschaf van kluizen voor opslag van het nieuwe elektrisch gereedschap.

e) spaarverlof
In de Cao Gemeenten 2021/2022 zijn afspraken gemaakt over vakantie en verlof, waaronder de mogelijkheid voor werknemers om spaarverlof op te bouwen. Door invoering van verlofsparen kunnen medewerkers verlofuren sparen die niet verjaren. Medewerkers kunnen dit gespaarde verlof inzetten om bijvoorbeeld een sabbatical te nemen of eerder met pensioen te gaan. In financiële zin betekent dit, dat via verlofspaarpotten toekomstige aanspraken worden opgebouwd. De hieraan verbonden financiële verplichtingen moeten worden afgedekt op het moment dat de aanspraken ontstaan. De manier om dat te doen is via een voorziening verlofaanspraken. Dit maakt onderdeel uit van deze jaarstukken. In 2023 is het aantal uren spaarverlof gestegen. Daardoor moet de voorziening verhoogd worden met € 0,7 miljoen. Dit bedrag is gebaseerd op het aantal als spaarverlof geregistreerde uren per 31 december 2023.

f) projecten
De bestede uren aan projecten zijn € 1 miljoen hoger dan begroot. Dit betreft met name Vastgoedprojecten (€ 0,6 miljoen).

g) gemeentebrede bedrijfsvoering
Het positieve resultaat (overschot) op de regel gemeentebrede bedrijfsvoering van € 0,3 miljoen is incidenteel en hoefde niet geheel ingezet te worden voor het oplossen van verschillende (incidentele) knelpunten binnen de bedrijfsvoering.

h) overig
De overige mutaties geven geen aanleiding tot nadere beschouwingen. Dit is een verzameling van een grote hoeveelheid relatief kleine afwijkingen.