Reservemutatie met toelichting

Dekking kapitaallasten Services
Zie toelichtingen op bij "Kredieten" voor aanpassingen raadhuis.

Egalisatiereserve hardware IT
Het voordeel op de reserve hardware ICT betreft het op het taakveld onder b) “ICT en UItvoeringsprogramma ICT” opgenomen faseringsverschil.

Ideaalcomplex bedrijfsmiddelen
Het voordeel op het ideaalcomplex bedrijfsmiddelen betreft het op het taakveld onder b) “Bedrijfsmiddelen” opgenomen faseringsverschil.

Egalisatiereserve samenwerking AA
De egalisatiereserve AA is ingesteld in het kader van de vernieuwde samenwerkingsafspraken AA en beoogt flexibiliteit en budgettaire rust te bieden in de samenwerking door hieruit incidenteel gezamenlijke extra uitgaven te bekostigen. Beide gemeentebesturen hoeven in dat geval niet ieder eigen dekking te zoeken voor gedeelde uitgaven.

Een belangrijke functie in de besluitvorming tot dusver is die inzet van deze reserve voor de bekostiging van de implementatie voor beide gemeenten van de nieuwe wetgeving Omgevingswet en de Wet Open Overheid (WOO). De financiële bijdragen (tegemoetkomingen) die het Rijk levert vloeien terug naar deze reserve.

Op de egalisatiereserve AA is in 2023 sprake van forse afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel in de dotatie als in de onttrekking. Deze afwijkingen houden vooral verband met de invoering van de Omgevingswet.

Aan de dotatiekant zien we op rekeningbasis een dotatie van € 0,6 miljoen ten opzichte van de geraamde dotatie van € 0,2 miljoen. Het verschil betreft de bijdrage in kosten voor de invoering Omgevingswet die door Amstelveen via de decembercirculaire van het Rijk is ontvangen.  De door Aalsmeer ontvangen bijdrage wordt in 2024 nog toegevoegd.

Op rekeningbasis zien we een onttrekking van € 2,1 miljoen ten opzichte van de geraamde onttrekking van € 1,4 miljoen. De hogere onttrekking van € 0,7 miljoen betreft voor € 0,5 miljoen meerkosten door invoering van de Omgevingswet en voor € 0,2 miljoen meerkosten voor uitvoering van de WOO.

De voorbereiding en implementatie van de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) heeft in 2023, naast het “openhouden van de winkel”, meer capaciteit en inzet gevraagd dan vooraf was voorzien. Aanhoudende onzekerheid over de invoering van met name de Wkb maar ook de aanhoudende discussie over de (ict-technische) uitvoerbaarheid van de Omgevingswet hebben grote druk gelegd op de tweede helft van 2023 om alle voorbereidingen te treffen. Het trainen van medewerkers, het inrichten van systemen en werkprocessen, het afstemmen intern maar ook met ketenpartners (andere overheden) en het verkennen van tijdelijke alternatieve maatregelen (zolang het Omgevingsplan nog in ontwikkeling is) om ook vanaf januari 2024 “gewoon” door te kunnen blijven werken, legden een extra beslag op tijd en capaciteit waarin niet zonder de inzet van extra externe inhuur kon worden voorzien.

Daarnaast is in 2023 is sprake van een substantiële inzet op WOO-verzoeken in beide gemeenten, waaronder omvangrijke dossiers Hoofdweg Zuid in Aalsmeer en Alleman in Amstelveen. Via bestuurlijke besluitvorming in beide gemeenten is bij de komst van de WOO de centrale juridische capaciteit “afgedekt” voor de meerkosten van de implementatie en uitvoering van deze nieuwe wet. Daarmee is nog niet voorzien in de dekking van de onderhavige kosten bij ad hoc optredende omvangrijke WOO-verzoeken. Hierbij gaat het om de volgende werkzaamheden: het organiseren van de beschikbaarheid van alle documenten, mails, besluiten etc. die aan een verzoek zijn verbonden, het beoordelen van de (mate van) openbaarheid hiervan, het anonimiseren (weglakken), het juridisch beoordelen van de weggelakte informatie (weigeringsgronden WOO), het formeel besluiten op het WOO verzoek en de afhandeling van eventuele bezwaren hierop.

Bedrijfsvoeringsfonds
De omvang van het bedrijfsvoeringsfondsen neemt bedraagt € 11 miljoen, waarvan € 5,0 miljoen betrekking heeft op overlopende verplichtingen. Overlopende verplichtingen zijn specifiek toegekende (eenmalige) middelen voor werkzaamheden die nog niet zijn uitgevoerd. Er is sprake van fasering/overheveling van prestaties met budget. Op het moment dat de desbetreffende werkzaamheden niet tot uitvoering komen geldt de lijn, dat de hiervoor toegekende middelen (alsnog) vrijvallen. Na aftrek van de overlopende verplichtingen resteert het geschoonde saldo bedrijfsvoeringfonds voor de reguliere bufferfunctie.

Het bedrijfsvoeringfonds laat een groei van € 3,0 miljoen zien, die voor het overgrote deel (90%, € 2,7 miljoen) terugkomt in eveneens gestegen overlopende verplichtingen. Het geschoonde saldo bedrijfsvoeringfonds laat een bescheiden stijging zien van € 5,8 miljoen naar € 6,0 miljoen.

Het voorafgaande deel van dit programma bevat een specificatie en toelichting van de opgetreden afwijkingen inclusief overlopende verplichtingen. Onderstaand overzicht zet de stand en ontwikkeling van het bedrijfsvoeringfonds op een rij:

De afgelopen jaren maken het lastiger om een goed beeld te vormen van de structureel benodigde middelen voor de werkzaamheden. Door de inzet voor Oekraïne en de overige migratie-opgaven (arbeidsmigratie, asielopvang inclusief AMV, huisvesting statushouders) en de arbeidsmarktproblematiek wordt eigen personeel tijdelijk anders ingezet dan wel zet het eigen personeel een “tandje bij”. Dan komt vanuit het Rijk of de raad van Amstelveen (en Aalsmeer) weliswaar extra geld beschikbaar, maar wordt dat tijdelijk niet benut doordat eigen personeel overuren maakt of werk herprioriteert. Dit kan betekenen dat de beschikbare middelen later alsnog nodig zijn voor extra inzet. Daarnaast moet een deel van de € 6 miljoen ingezet worden voor noodzakelijke aanpassingen van bijvoorbeeld het zaaksysteem of (duurdere) inhuur doordat vast personeel niet beschikbaar is. Al met al is een buffer van afgerond 5% alleszins verantwoord.

Voor de "geschoonde" stand van het bedrijfsvoeringsfonds na aftrek van de overlopende verplichtingen is een plafondbedrag afgesproken van 5% over de totale apparaatskosten op rekeningbasis. Voor 2023 bedraagt dit plafond € 5,9 miljoen, zijnde 5% over € 117,0 miljoen (zie gedetailleerd overzicht bij de aanvullende toelichting op “wat heeft het gekost”) Het geschoonde saldo bedrijfsvoering is € 0,1 miljoen meer dan het plafond en bedraagt € 6,0 miljoen (=5,1% ten opzichte van 5%).
Hoe hier mee om te gaan maakt conform de vastgestelde systematiek onderdeel uit van de voorstellen en besluitvorming bij de Perspectiefnota 2025. Het mede in ogenschouw nemen van bijdragen die het bedrijfsvoeringfonds kan leveren aan de oplossing van knelpunten/opgaven die zich aandienen bij de Perspectiefnota is staande praktijk die verder strekt dan de onderhavige (zeer geringe) overschrijding van het plafondbedrag.