3.4 Bedrijfsvoering

Door-organiseren en door-ontwikkelen

ICT ontwikkelingen
Begin 2023 is het vierjarige programma Digitale Transformatie afgesloten. Dit programma was gericht op de verdere digitale ontwikkeling van ICT-voorzieningen, processen en systemen maar ook op de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers met als doel de dienstverlening te verbeteren.
Het aantal gedigitaliseerde producten en diensten is in 2023 verder uitgebreid en er is een aantal grote projecten uitgevoerd, zoals:

• De uitrol van nieuwe M365 werkplekken. Iedere medewerker heeft een laptop en mobiele telefoon, volledig ingericht volgens het internationale M365 platform.
• De uitrol van de digitale samenwerkomgeving van M365, waar bestanden eenvoudig digitaal gedeeld kunnen worden. Het tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt hiermee volledig mogelijk.
• Het opzetten en uitrollen van trainingen en instructiesessies voor alle medewerkers, zodat iedereen optimaal gebruik kan maken van deze (nieuwe) digitale omgeving.

De digitale samenwerkomgeving levert ook een belangrijke bijdrage aan de uitvoering van de Wet Open Overheid (Woo): geen verschillende versies van 1 document meer, maar  slechts 1 origineel document waar gemachtigden in kunnen werken.

Ook is gestart met het project Vervanging Zaaksysteem (vanwege stopzetten door leverancier Visma-Roxit). Het zaaksysteem bevat belangrijke bedrijfsprocessen, van zowel de gemeente Amstelveen als de gemeente Aalsmeer. Onder deze bedrijfsprocessen vallen de gehele digitale dienstverlening naar burgers en bedrijven, het archiefsysteem en de websites van Amstelveen, Aalsmeer, gemeentebelastingen Amstelland en Zorgvlied. De vervanging van het Zaaksysteem vraagt daarom om een groot meerjarig project, vooral omdat alle afdelingen van de organisatie werken met het Zaaksysteem. De AA-organisatie heeft een geschiedenis van 15 jaar met Zaaksysteem InProces (nieuwe naam is rx.Enterprise). Er heeft over de jaren heen een substantiële investering in mensen en middelen plaatsgevonden om het zaaksysteem geschikt te maken voor de organisatie.
Het beëindigen van het Zaaksysteem heeft vanwege bovengenoemde processen grote impact op de organisatie en vraagt om een brede, meerjarige en projectmatige aanpak. Dit vervangingsproject is gestart in 2023 en loopt nog ongeveer 2 jaar door.

Informatieveiligheid en privacy
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat hier veilig en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), mee wordt omgegaan. In 2023 hebben we 20 DPIA’s en security checks uitgevoerd. De AVG controles op processen en informatiesystemen worden ook in 2024 verder doorgevoerd. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de AVG-wetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA organisatie.
Vanwege complexiteit en de breedte van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) wordt jaarlijks een risico-inventarisatie uitgevoerd, een actieplan Informatiebeveiliging en Privacy vastgesteld en wordt het informatiebeveiligingssbeleid getoetst. In 2023 heeft dit actieplan centraal gestaan om maatregelen te implementeren van de BIO. We hebben ons onder andere gefocust op bedrijfscontinuïteit en crisisplannen in het geval van een incident met een grote impact voor de dienstverlening, bewustwording en het trainen van medewerkers. Ook stond leveranciersmanagement en de eisen die we stellen aan leveranciers op gebied van informatiebeveiliging en privacy hoog op de agenda.
Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen zijn ook technische maatregelen ingericht, zoals de inzet van antivirus software, M365 security software, een firewall en door inrichting van een Security Information & Event Management systeem (SIEM). Hiermee worden security meldingen geanalyseerd. Het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen vraagt, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, structureel de aandacht van de organisatie.

Arbeidsmarkt en inhuur
De arbeidsmarkt was in 2022 historisch krap. In 2023 stond de boog iets minder gespannen, de krapte bleef, maar minder dan voorheen. Dit is ook merkbaar  binnen de  eigen organisatie en laat hiermee een optimistischer beeld zien voor de komende jaren. Desondanks blijven we de zeilen bijzetten om de juiste mensen aan te trekken en te behouden.

Een belangrijk component hierbij is  het vinden van de goede balans tussen inzet van medewerkers in dienst en ingehuurde externe krachten.

De ambtelijke organisatie van Amstelveen voert in vergelijking met andere gemeenten relatief veel werkzaamheden in eigen beheer uit. Die keuze is vaak bewust, omdat de ambtelijke organisatie op die manier meer grip heeft op de uitvoering en de kwaliteit. Dat betreft ook werkzaamheden waarvoor moeilijk vast personeel is te vinden en veel inhuur nodig is om het werk gedaan te krijgen.

Over inhuur is de gemeenteraad via een aparte raadsbrief en notitie geïnformeerd.

Het afgelopen jaar zijn er 169 nieuwe medewerkers bijgekomen en hebben 134 medewerkers de organisatie verlaten. Van de 169 nieuwe aanstellingen waren 32 mensen voorheen inhuurkracht.

Eigentijds en inclusief werkgeverschap
De AA-organisatie streeft er naar medewerkers een eigentijdse en inclusieve werkomgeving te bieden, waarin men zich kan ontwikkelen, iedereen zich thuis voelt én met plezier werkt.
Voor de ondersteuning van Leren en Ontwikkelen is een digitaal leerplatform ingericht. Medewerkers kunnen door het brede aanbod van trainingen, workshops en inspiratie-bijeenkomsten(klassikaal of E-learnings) hun kennis vergroten voor de huidige functie maar ook werken aan de eigen persoonlijke ontwikkeling. Leidinggevenden zijn het afgelopen jaar getraind in het voeren van ontwikkelingsgerichte gesprekken.
De organisatie heeft zich als doel gesteld om een meer diverse en inclusieve organisatie te zijn.
Het afgelopen jaar zijn 2 aanjagers Diversiteit en Inclusie aan de slag gegaan. Zij voorzien de organisatie van gevraagd en ongevraagd advies, en initiëren activiteiten die bijdragen aan een inclusieve organisatiecultuur. Medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld om een training intercultureel communiceren te volgen. Voor leidinggevenden is een workshop samengesteld waarin is ingezet op het vergroten van bewustzijn op de eigen onbewuste vooroordelen.

Vitaliteit en verzuim
In 2022 en 2023 is een pilot gedaan met de inzet van 2 externe parttime casemanagers om het aandeel (langdurig) verzuim te verkleinen. De pilot was succesvol en het ziekteverzuim is inmiddels gedaald tot onder het brancheniveau. Om deze trend verder vast te houden is in 2023 een interne casemanager verzuim gestart.
Om het verzuimpercentage verder te laten dalen zijn, naast de inzet van de casemanager, medewerkers ook in de gelegenheid gesteld om op locatie een griepvaccinaties te halen, zijn er werktechniektrainingen voor de buitendienst gehouden en  konden medewerkers workshops in het kader van de Vitaliteitsweek bijwonen.
Verder is het jaarlijkse preventief medisch onderzoek(PMO) aan een deel van de organisatie aangeboden. Op basis van de groepsresultaten wordt een plan van aanpak opgesteld waarin de focus wordt gelegd op het terugdringen van o.a. werkstress, fysieke klachten (t.g.v. beeldschermwerkzaamheden) en bewegen op de werkvloer.
Afgelopen jaar is de fietsregeling geoptimaliseerd ten behoeve van het stimuleren van (meer) duurzamer woon- werk verkeer. Door de aanpassing is het mogelijk om fiscaal aantrekkelijk (ten laste van de vrije ruimte) een duurdere fiets aan te schaffen, waardoor voor medewerkers ook de mogelijkheid ontstaat om bijvoorbeeld een elektrische fiets te kopen. Met als gewenst gevolg dat meer medewerkers geneigd zijn de fiets te pakken voor woon- werk verkeer in plaats van andere, minder duurzame, vervoersmiddelen.

Huisvesting
In 2023 is de publiekshal vernieuwd waarbij veel aandacht is besteed aan de ontvangst van onze inwoners en ondernemers. Er zijn toegangspoortjes geplaatst en er is een veiliger toegangspassensysteem uitgerold.
In 2024 komen nog twee deelaanpassingen waarmee aan een grootschalige verbouwing/modernisering van het Raadhuis een einde komt.

Ten behoeve van het parallel kunnen vergaderen tijdens raadsavonden is een aparte vergaderruimte gecreëerd(de Amstelveenzaal) en voorzien van nieuwe geluid- en video-installaties. Deze upgrade is ook doorgevoerd in de raadzaal, waar de audiovisuele apparatuur geheel vernieuwd is.

De renovatie van de parkeergarage is het afgelopen jaar voltooid. De dekvloer is geheel vernieuwd en de indeling/inrichting is verbeterd waardoor er meer ruimte en (oplaad)faciliteiten zijn voor (elektrische fietsen).
In het kader van groot onderhoud is de buitengevel volledig vernieuwd, waarbij de oude houten geveldelen zijn vervangen door een duurzamere en brandveiliger gevel van bamboe-hout.

Doorontwikkeling informatievoorziening
Door digitalisering genereren we steeds meer data die inzicht biedt in onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Een goede ontsluiting van betrouwbare financiële data is ook van groot belang.
In 2023 is verder ingezet op het door-ontwikkelen van dashboards. Zo is het dashboard Salaris en Inhuur opgezet en uitgewerkt en kan in het komende jaar verder worden toegepast.
Eind 2023 is de vermelding van routecodes of verplichtingennummers verplicht gesteld voor leveranciers. Informatie is hierdoor betrouwbaarder geworden en afdelingen kunnen beter inschatten welke budgettaire ruimte er aan het einde van het jaar is. Ook de doorlooptijd is hiermee verkleint.